ANP atualiza atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

A Agência Nacional do Petróleo, Gás Natural e Biocombustíveis – ANP publicou a Portaria nº 54, que atualiza as atribuições da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD, instituída pela Portaria nº 295, de 12 de dezembro de 2001. A Comissão tem o objetivo de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, tendo em vista a identificação de documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.

Outro objetivo da CPAD é analisar, avaliar e selecionar os documentos relativos as atividades-meio, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq. Além de aprovar o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos documentos relativos às atividades da área fim da Agência.

A CPAD será composta por três servidores da Coordenadoria de Documentação e Informação – CDI, que a presidirá; um servidor com conhecimento em documentação, com atuação em Unidade Organizacional de atividade-fim da ANP; e um servidor com conhecimento em documentação e informática, da Superintendência de Tecnologia da Informação – STI.

Sob a responsabilidade do presidente da Comissão, está a convocação dos integrantes da CPAD para as reuniões ordinárias e extraordinárias, bem como, quando necessário, convidar profissionais ligados aos diversos campos do conhecimento e representantes das unidades organizacionais da ANP que possam contribuir com os trabalhos de avaliação de documentos.

Além disso, deve elaborar, com a colaboração dos demais integrantes da Comissão, o relatório das atividades da Comissão, a ser encaminhado à Diretoria Colegiada.

Comissão Permanente

O advogado e professor de Direito Jorge Ulisses Jacoby Fernandes explica que a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos foi instalada no âmbito da ANP em 2001 para atender a uma previsão legal inscrita na Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

“No ano de 2002, o Decreto nº 4.073 regulamentou a lei e determinou que em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal fosse constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que teria a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor”, esclarece.

Conforme Jacoby Fernandes, a instituição dessas comissões, além de uma determinação legal, é pressuposto para a gestão dos documentos, uma vez que os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

“O arquivamento de documentos gera custo à Administração Pública. Manter sob a guarda do Estado documentos que sejam dispensáveis é onerar o Poder Público desnecessariamente. A atividade dessas comissões representa um serviço rumo à eficiência e à economicidade da Administração Pública”, conclui Jacoby.