Ministério das Cidades organiza o Sistema de Gestão de Documentos

Como forma de concentrar as ações de gestão de documentos, o Ministério das Cidades, por meio da Portaria nº 341/2018, decidiu reconstituir a Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SC-SIGA. A reinstituição do órgão atende à necessidade de suporte aos processos decisórios do órgão e resposta às solicitações de acesso à informação.

Entre as atribuições da subcomissão, destacam-se: propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão da informação e documentação a serem implantadas em conformidade com as normas vigentes; implantar, integrar, coordenar e controlar as atividades de gestão da informação e documentação; promover a preservação da memória institucional; garantir ao cidadão, aos órgãos e às entidades da Administração Pública, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais.

A portaria deixa claro que os desdobramentos das diretrizes quanto à elaboração dos atos normativos ou ordinatórios que tratam da gestão da informação e documentação são de competência privativa da Secretaria Executiva do Ministério das Cidades, por meio da Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo. Em suas ações, a subcomissão receberá o apoio integral do Ministério das Cidades.

Conforme o advogado e professor de Direito Jorge Ulisses Jacoby Fernandes, por meio da delegação de competência estabelecida com a reconstituição do órgão para gestão de documentos, o Ministério das Cidades atende aos ditames da Política de Governança Digital estabelecida no Decreto nº 8.638/2016, além de garantir maior rapidez e objetividade às decisões, conforme prevê o Decreto-Lei nº 200/1967.

Formalização de documentos

A portaria trata, ainda, da composição da subcomissão, nomeando os representantes da Subsecretaria de Planejamento, Orçamento e Administração, da Companhia Brasileira de Trens Urbanos – CBTU; e da Empresa de Trens Urbanos de Porto Alegre S.A – TRENSURB. As reuniões ordinárias e extraordinárias serão realizadas, preferencialmente, em modo presencial na sede do Ministério das Cidades. Eventualmente, poderão ser realizadas reuniões virtuais, com apoio de recursos tecnológicos para transmissão audiovisual simultânea.

Diante da norma, o professor Jacoby destaca que a gestão de documentos nos órgãos públicos, além de representar uma necessidade de formalização de procedimentos, auxilia a gestão pública em casos de busca de informações e formação de arquivo de dados.

“Em um período de avanços tecnológicos, a gestão dos documentos se torna ainda mais importante, devendo os órgãos manter sistemas racionais de gestão de dados”, afirma Jacoby Fernandes.